商務(wù)合約工作的“三大紀(jì)律”

　　所謂“在商言商”，施工企業(yè)經(jīng)營的商品就是項(xiàng)目，企業(yè)的經(jīng)營過程就是運(yùn)作一個(gè)一個(gè)具體項(xiàng)目的過程。所以我們的管理工作要以項(xiàng)目為中心，商務(wù)合約工作也要以項(xiàng)目為基點(diǎn)。項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制、商務(wù)合約交底策劃制、分供方選擇招標(biāo)制，是圍繞項(xiàng)目抓商務(wù)合約管理最基本的三項(xiàng)制度。

　　項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制。當(dāng)從市場(chǎng)拿回訂單后，怎么樣把它建造出來，把錢收回來?我們選擇的組織方式就是項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制。項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制和項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制雖只有一字之差，但兩者是不同的。項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制的要點(diǎn)是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)圍繞實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)，履行管理責(zé)任。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制，則是項(xiàng)目經(jīng)理承包，這樣做風(fēng)險(xiǎn)較大。因?yàn)榻ㄖ?xiàng)目生產(chǎn)周期長，牽涉面廣，管理過程非常復(fù)雜，僅僅靠一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理是難以承擔(dān)這個(gè)責(zé)任的。項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利應(yīng)當(dāng)是有限的，如果一個(gè)人有無限的權(quán)利，就會(huì)造成無限的問題，企業(yè)就會(huì)陷入困境。所以，我們要理直氣壯、毫不動(dòng)搖、堅(jiān)定不移地推行項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制，并作為三大紀(jì)律之首。項(xiàng)目經(jīng)理要代表企業(yè)，在項(xiàng)目管理中履行好崗位賦予的責(zé)任，完成企業(yè)目標(biāo)。這個(gè)目標(biāo)是以成本責(zé)任目標(biāo)為核心，其次是管理責(zé)任、質(zhì)量目標(biāo)、工期目標(biāo)、效益目標(biāo)，包括文明施工、精神文明建設(shè)、CI等。項(xiàng)目經(jīng)理責(zé)任制具體的組織形式可以靈活多樣，如為強(qiáng)化激勵(lì)與約束，采用風(fēng)險(xiǎn)抵押、內(nèi)部股份制、組合社會(huì)資源進(jìn)行股份制運(yùn)營等方式，但要在企業(yè)的總體框架之下來確定。

　　商務(wù)合約交底策劃制。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)就是合約經(jīng)濟(jì)，所以我們一定要將合約當(dāng)“圣經(jīng)”來看?，F(xiàn)在很多項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目管理人員根本不看合同，更沒有合同交底。為什么很多項(xiàng)目一打官司全是吃虧的?就是沒把合同當(dāng)回事，合約交底策劃制執(zhí)行得不好，有的根本不知道商務(wù)條款，執(zhí)行過程中放大了不利條款，忽略了有利條款，使我們?cè)诮?jīng)濟(jì)糾紛中常常陷入被動(dòng)。而執(zhí)行好的項(xiàng)目，就會(huì)通過交底和策劃，弱化不利條款，落實(shí)有利條款。一般而言，項(xiàng)目商務(wù)運(yùn)作的空間很大，只有做大量扎扎實(shí)實(shí)的工作，把商務(wù)合約的交底和策劃落實(shí)在行動(dòng)上，才能達(dá)到理想的效果。

　　分供方選擇招標(biāo)制。分供方有幾類：大包(包工包定額材料消耗)、專業(yè)分包、勞務(wù)分包、材料設(shè)備采購租賃等。作為總承包企業(yè)，不可能事事都自己干，一些專業(yè)隊(duì)伍必然要引進(jìn)來，但一定要引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍，項(xiàng)目的保障能力才能得到大幅提升。我們常說“成也勞務(wù)，敗也勞務(wù)”，作為總承包企業(yè)，如果沒有一大批成熟的、優(yōu)秀的專業(yè)承包隊(duì)伍和勞務(wù)承包隊(duì)伍做支撐，不但我們的管理人員很辛苦，活還干不好，最后企業(yè)的信譽(yù)也沒了。怎樣才能做到選擇優(yōu)秀的分供方呢?一個(gè)重要的途徑就是招標(biāo)制，對(duì)分供方也要實(shí)行優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)，實(shí)現(xiàn)合作共贏。

　　商務(wù)合約工作的“八項(xiàng)注意”

　　這主要是指商務(wù)合約工作的八個(gè)主要環(huán)節(jié)，即：合同洽談、價(jià)本分離、商務(wù)策劃、供方管理、過程管控、簽證索賠、結(jié)算收款和獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。

　　合同洽談。合同談判階段是很重要的階段，必須以實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化為目標(biāo)，事先做好策劃。誰是主談人，誰是副談人，哪些條款可以讓步，哪些條款不可以讓步，具體問題如何表達(dá)，都要事先確定。談判過程中應(yīng)該互相尊重，掌握談判技巧，贏得對(duì)方信任。同時(shí)要進(jìn)退有度、分寸自如，既不能輕易讓步，又不能丟了合同。很關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是要有一個(gè)優(yōu)秀的合同洽談團(tuán)隊(duì)。首先團(tuán)隊(duì)要有一個(gè)核心的主談人，主談人對(duì)項(xiàng)目的過程要了解得很詳細(xì)，有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，能夠舉一反三、融會(huì)貫通，甚至懂得一些天文地理知識(shí);其次是要有幾個(gè)專業(yè)技術(shù)人員，組成一個(gè)專業(yè)的洽談團(tuán)隊(duì)。談判人一定要有敬業(yè)精神，談判之前要進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，手中要掌握大量、充分、確鑿的證據(jù)，做到以法律為準(zhǔn)繩、以事實(shí)為依據(jù)進(jìn)行洽談，并應(yīng)爭(zhēng)取拿到合同的起草權(quán)。

　　價(jià)本分離。對(duì)外有業(yè)主合同、分包合同，對(duì)內(nèi)也要有合同，這個(gè)合同就是價(jià)本分離。我們從市場(chǎng)接到的項(xiàng)目，質(zhì)量有好有差，價(jià)格有高有低，每個(gè)項(xiàng)目、每個(gè)業(yè)主、每個(gè)地區(qū)的情況都不相同。價(jià)本分離的作用就相當(dāng)于一把“砍刀”，把外部的不平衡、不公平轉(zhuǎn)化成企業(yè)內(nèi)部管理的相對(duì)公平。簡(jiǎn)單說，就是要把企業(yè)經(jīng)營效益和項(xiàng)目管理效益分清楚。價(jià)本分離要防止兩種傾向：一種是干脆不做，采取大而化之的態(tài)度;另一種是做得很繁瑣，時(shí)間很長，不利于操作。例如一個(gè)項(xiàng)目幾千種材料，在開工前就把每一根鋼筋都算得很具體，絲毫不差，這個(gè)意義很小，對(duì)最終結(jié)果影響不大。如果出現(xiàn)這種情況，說明我們的基礎(chǔ)管理經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)積累工作不夠強(qiáng)。同一類、同一地區(qū)、同樣結(jié)構(gòu)類型的項(xiàng)目大體上的造價(jià)是多少、成本是多少，應(yīng)該有個(gè)經(jīng)驗(yàn)數(shù)，類似內(nèi)部定額。這是項(xiàng)目成本管理的控制數(shù)據(jù)，需要長期堅(jiān)持總結(jié)。當(dāng)然，建筑項(xiàng)目很復(fù)雜，牽涉面廣，有適當(dāng)偏差是允許的，要考慮留有一定余地，在責(zé)任合同中，可以加幾個(gè)可調(diào)整的條款，但這種例外條款不能太多。

　　商務(wù)策劃。項(xiàng)目商務(wù)策劃，是在價(jià)本分離的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。商務(wù)合約交底策劃是站在企業(yè)層面，這個(gè)商務(wù)策劃則是站在項(xiàng)目層面來說的。作為項(xiàng)目經(jīng)理，拿到價(jià)本分離責(zé)任成本合同后，就應(yīng)思考如何去分解、策劃，并將責(zé)任指標(biāo)落實(shí)到人。商務(wù)策劃可以說是項(xiàng)目實(shí)施過程中的戰(zhàn)略管理。具體算量是一般商務(wù)人員的工作，但是商務(wù)策劃一定是項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理以及區(qū)域公司總經(jīng)濟(jì)師的事。對(duì)商務(wù)策劃的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)要及時(shí)總結(jié)，不僅要分析好的案例，失敗的經(jīng)歷也要分析，“吃一塹，長一智”，“學(xué)費(fèi)”不能白交。

　　供方管理。選擇大的分供方要在公司層面來定，但在實(shí)施階段，項(xiàng)目要認(rèn)真地履行職責(zé)，千萬不能推卸責(zé)任，該出面處理的問題要及時(shí)解決，該我們提供的條件要積極創(chuàng)造。有的同志認(rèn)為，已經(jīng)簽訂合同了，能不能完成是供方的事，這就會(huì)出大問題。對(duì)于供方能力，一定要進(jìn)行評(píng)價(jià)。現(xiàn)在很多人商務(wù)合約意識(shí)較差，最后我們只得去收?qǐng)?。為避免出現(xiàn)這種被動(dòng)情況，事先我們要對(duì)供方的資信、實(shí)力做好考察，事后也有一個(gè)聯(lián)動(dòng)的問題。各單位不能繼續(xù)與給我們?cè)斐蓳p失、沒有保障的供方合作，這要作為一條紀(jì)律來執(zhí)行。

　　過程管控。就是對(duì)項(xiàng)目運(yùn)行的整個(gè)過程和成本要加強(qiáng)控制。我們處理遺留問題有兩句話：“誰的孩子誰抱”“新官理舊事”?，F(xiàn)在一些項(xiàng)目遺留問題比較多，一個(gè)很重要的原因就是項(xiàng)目經(jīng)理更換太頻繁，過程不連貫、不統(tǒng)一。項(xiàng)目經(jīng)理及商務(wù)經(jīng)理等項(xiàng)目主要管理人員應(yīng)盡量穩(wěn)定，這樣才能保證過程管理的有效性。同時(shí)，要加強(qiáng)考核兌現(xiàn)、檢查監(jiān)督，確保企業(yè)規(guī)章制度的執(zhí)行。

　　簽證索賠。簽證索賠是市場(chǎng)慣例，我們是商人，在商言商，要遵循基本的商業(yè)規(guī)則，不能只干活不算帳、不簽證。簽證索賠要建立在對(duì)合約的準(zhǔn)確理解和項(xiàng)目前期的商務(wù)策劃上。過程中項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理要定期檢查簽證索賠實(shí)施情況，對(duì)沒有落實(shí)的要及時(shí)跟進(jìn)，同時(shí)要經(jīng)常組織商務(wù)合約人員研究分析合同條款，深入現(xiàn)場(chǎng)對(duì)照合同和施工圖了解施工實(shí)際情況，及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)簽證。在具體操作上，可以采用工程聯(lián)系單等形式來進(jìn)行簽證索賠。商務(wù)經(jīng)理和工長要負(fù)責(zé)做好這項(xiàng)工作，不僅要干好活，心里還要想著怎么算錢，沒錢的簽證是意義不大的。此外，簽證要編號(hào)，要做發(fā)文登記，要找有權(quán)簽收的人來簽收。

　　結(jié)算收款。這是商務(wù)管理的收尾工作，項(xiàng)目管理切忌虎頭蛇尾。做好結(jié)算收款工作，要擁有一批優(yōu)秀的結(jié)算管理人員。對(duì)于業(yè)主有意拖延結(jié)算時(shí)間的，企業(yè)要與結(jié)算人員簽訂結(jié)算責(zé)任狀予以推進(jìn)。這里要強(qiáng)調(diào)“結(jié)算效益”的概念：“結(jié)算效益”有別于“經(jīng)營效益”和“管理效益”，是結(jié)算人員和有關(guān)管理與技術(shù)人員共同努力爭(zhēng)取到的，要單獨(dú)列出來，作為對(duì)結(jié)算人員及有關(guān)人員績效考核的依據(jù)，進(jìn)行獎(jiǎng)罰激勵(lì)，促進(jìn)結(jié)算工作水平和工作效率的提升?，F(xiàn)在拖欠工程款問題十分嚴(yán)重，相當(dāng)程度上影響著企業(yè)的健康發(fā)展。因此清欠收款工作是一項(xiàng)十分重要的長期工作。我們必須高度重視，花大力氣做好清欠工作，要采取商務(wù)的、行政的、法律的各種手段催收工程款。只有結(jié)算工作做好了，錢收回來了，這個(gè)項(xiàng)目的商務(wù)管理才能做最后總結(jié)。

　　獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。這是企業(yè)最終能否實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。從企業(yè)管理的公平性來講，需要獎(jiǎng)罰兌現(xiàn);從鼓勵(lì)、調(diào)動(dòng)大家的積極性使企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的角度來講，也應(yīng)該獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)。有的單位做不好，一個(gè)很重要的原因就是，四五年沒有一個(gè)項(xiàng)目兌現(xiàn)，好壞不分。現(xiàn)在中央提出構(gòu)建 “和諧社會(huì)”，強(qiáng)調(diào)的是在“公平”、“正義”基礎(chǔ)上的“和諧”?？追蜃犹岢鰜淼暮椭C，也是“君子和而不同”。所以，和諧不是當(dāng)好好先生。對(duì)于有貢獻(xiàn)的，要給予獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)于造成損失的，要進(jìn)行懲罰。對(duì)項(xiàng)目的獎(jiǎng)罰兌現(xiàn)，很重要的是項(xiàng)目責(zé)任成本考核兌現(xiàn)。每個(gè)項(xiàng)目完成后應(yīng)該做一個(gè)商務(wù)合約總結(jié)，就像我們做技術(shù)總結(jié)一樣。通過總結(jié)，分析這個(gè)項(xiàng)目最終是成功了，還是失敗了，賺沒賺到錢，該賺的賺到?jīng)]有，然后再論英雄。

　　商務(wù)合約人員應(yīng)具備“四心”

　　忠心。這是對(duì)于企業(yè)而言的。忠心實(shí)際上就是現(xiàn)在所說的職業(yè)化、職業(yè)精神、忠于職守。這是做人做事最重要的品質(zhì)。我今天在五局干活，我就要忠于五局，忠于我的職責(zé)，忠于我的崗位，哪天我到了八局、九局、十局，也是一樣，這就是職業(yè)道德?？梢越栌?ldquo;職業(yè)經(jīng)理人”這個(gè)詞，作為一個(gè)職業(yè)化的項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理和法務(wù)經(jīng)理，一定要忠于職業(yè)、服從企業(yè)，不可三心二意。尤其是掌握簽證權(quán)的一些崗位，私下里簽個(gè)東西，蓋個(gè)章，這種機(jī)會(huì)很多。為什么國有企業(yè)有的時(shí)候很多制度很繁瑣，就是因?yàn)榘l(fā)生了很多這種情況，“假做真時(shí)真亦假，真做假時(shí)假亦真”，防不勝防，最后降低了效率。君子愛財(cái)取之有道，吃里扒外的事情是干不得的，對(duì)企業(yè)一定要保持忠心。

　　誠心。這是對(duì)業(yè)主而言的。對(duì)業(yè)主要坦誠相待，站在業(yè)主的角度想問題，替業(yè)主排憂解難，這樣才能實(shí)現(xiàn)雙贏。比如處于世界500強(qiáng)前列的沃爾瑪，并沒有什么高新的技術(shù)，只是一個(gè)零售商，場(chǎng)地是別人的，產(chǎn)品也是別人的，只是組裝了資源再賣給客戶。但這樣一個(gè)既沒有多大技術(shù)含量，也不自己生產(chǎn)產(chǎn)品的企業(yè)，為什么能做到全球第一?其中的奧秘很值得我們探討和借鑒：沃爾瑪?shù)膬?yōu)勢(shì)在于管理，經(jīng)營理念是“永遠(yuǎn)低價(jià)”。正是因?yàn)槲譅柆敎?zhǔn)確地抓住了一般客戶的心理——追求低價(jià)，這樣堅(jiān)持下去，薄利多銷，才把企業(yè)做到了全球第一。我們作為施工企業(yè)也一樣，只有樹立一個(gè)正確的指導(dǎo)思想，多一點(diǎn)換位思考和逆向思維，反過來想想業(yè)主是什么要求，最關(guān)注的問題是什么?幫助業(yè)主把他最關(guān)注的問題解決了，這樣才會(huì)取得業(yè)主的信賴，商務(wù)工作中該簽的證才能簽得回來。

　　精心。這是對(duì)專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)工作而言的。我們提倡“一般員工用力工作，中層干部用心工作，高層領(lǐng)導(dǎo)用命工作”。作為商務(wù)管理人員，業(yè)務(wù)上應(yīng)該精益求精，做好每一個(gè)環(huán)節(jié)，具有精心敬業(yè)的態(tài)度，這就不能務(wù)虛。很多人專業(yè)不精，是因?yàn)樗辉敢馊ビ眯?。能在世? 500強(qiáng)的成員企業(yè)工作，我們要懂得感恩，要珍惜崗位，認(rèn)認(rèn)真真地工作，要把精力放在工作上，把專業(yè)做精。

　　恒心。這是對(duì)遇到挫折和困難而言的。管理過程中，我們肯定都會(huì)遇到各種困難和挫折，恒心就是要求我們要正視問題，不要回避，要想辦法去研究解決問題，并付之行動(dòng)，持之以恒，不達(dá)目的誓不罷休。

　　施工企業(yè)的商務(wù)工作是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜的系統(tǒng)工程，但只要我們堅(jiān)持“三大紀(jì)律八項(xiàng)注意”，培育專業(yè)隊(duì)伍的“四心”品質(zhì)，我們就抓住了做好商務(wù)工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，就能有效地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。