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戰(zhàn)略驅(qū)動(dòng)、流程優(yōu)化,制度保障風(fēng)險(xiǎn)受控
三局一公司制定了了投資建造兩輪驅(qū)動(dòng)、打造“管理領(lǐng)先、技術(shù)領(lǐng)先、服務(wù)領(lǐng)先”的核心能力的發(fā)展戰(zhàn)略,圍繞這一戰(zhàn)略定位,確定了實(shí)現(xiàn)“管控一致、過(guò)程受控、知識(shí)共享、系統(tǒng)集成”風(fēng)險(xiǎn)控制和管理提升目標(biāo),和將風(fēng)險(xiǎn)控制融入業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中,按照“業(yè)務(wù)流程化、流程標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)信息化、信息集成化”的實(shí)施思路。
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業(yè)務(wù)流程再造。公司組建了由各管理層面、各專業(yè)組成的30人左右的業(yè)務(wù)骨干,公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理等核心領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)全程參與,在咨詢公司提供理論、方法和工具等方面的專業(yè)幫助下,以單項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的清理為切入點(diǎn),對(duì)公司現(xiàn)有管理活動(dòng)進(jìn)行窮舉清理,在此基礎(chǔ)上,梳理出企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)核心業(yè)務(wù)活動(dòng),對(duì)原有流程進(jìn)行全面的功能和效率分析,發(fā)現(xiàn)其存在的風(fēng)險(xiǎn);設(shè)計(jì)新的流程改進(jìn)方案并加以評(píng)估;制定與流程改進(jìn)方案相配套的組織結(jié)構(gòu)。通過(guò)對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的清除、簡(jiǎn)化、整合和自動(dòng)化過(guò)程,重點(diǎn)解決以下幾個(gè)方面的難點(diǎn)。
一是圍繞企業(yè)的整體發(fā)展戰(zhàn)略來(lái)定位核心業(yè)務(wù)流程,從清理的大量原始業(yè)務(wù)活動(dòng)中,分析、評(píng)估和判斷出企業(yè)的核心業(yè)務(wù)活動(dòng)及風(fēng)險(xiǎn)。二是解決原來(lái)?xiàng)l塊分割的問(wèn)題,打通業(yè)務(wù)活動(dòng)縱橫向的溝通。原有的管理體系更多地局限于各專業(yè)系統(tǒng)從上至下縱向的條和公司-分公司縱向的塊,缺少橫向的標(biāo)準(zhǔn)接口和體系化的溝通機(jī)制,通過(guò)清理,提高系統(tǒng)之間的溝通效率,解決系統(tǒng)之間信息傳遞失真風(fēng)險(xiǎn)。三是解決原來(lái)各自為陣的管理問(wèn)題,增加整體管理的系統(tǒng)性。通過(guò)流程清理,將較多局部的、孤立的管理活動(dòng)實(shí)行聯(lián)動(dòng),提高業(yè)務(wù)的整體性和風(fēng)險(xiǎn)管理的系統(tǒng)性。四是解決原來(lái)管理職責(zé)不清的問(wèn)題,將各項(xiàng)管理職責(zé)進(jìn)行量化。與流程清理相結(jié)合,將以往抽象的、模糊的管理職能和風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任用量化的流程描述進(jìn)行明確,解決了很多以往互相扯皮、職責(zé)不清的問(wèn)題。五是根據(jù)流程清理和再造的結(jié)果,對(duì)原有組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行整體優(yōu)化,對(duì)一些職責(zé)和權(quán)限進(jìn)行了重新劃分和調(diào)整。六是結(jié)合流程清理的結(jié)果,制定企業(yè)新的人力資源配置、績(jī)效考核方式和業(yè)務(wù)管理規(guī)范。
管理標(biāo)準(zhǔn)化信息化改造。在業(yè)務(wù)流程再造的基礎(chǔ)上,結(jié)合企業(yè)管理現(xiàn)狀,開(kāi)展管理標(biāo)準(zhǔn)化研究。一是通過(guò)梳理和調(diào)整,對(duì)全公司針對(duì)同一管理活動(dòng)的行為準(zhǔn)則和過(guò)程表格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。即統(tǒng)一如何做、怎么做的問(wèn)題。二是通過(guò)崗位職責(zé)的梳理、優(yōu)化以及崗位標(biāo)準(zhǔn)的建立,對(duì)全公司針對(duì)同一管理活動(dòng)的執(zhí)行職責(zé)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。即統(tǒng)一誰(shuí)去做的問(wèn)題。三是通過(guò)對(duì)現(xiàn)有授權(quán)體系的梳理和規(guī)范,對(duì)各個(gè)管理層級(jí)的執(zhí)行權(quán)限進(jìn)行規(guī)范。四是以標(biāo)準(zhǔn)化成果為基礎(chǔ),同步開(kāi)發(fā)了企業(yè)綜合管理信息系統(tǒng)。通過(guò)信息系統(tǒng)固化管理標(biāo)準(zhǔn)化的各項(xiàng)要求和成果,促進(jìn)體系運(yùn)轉(zhuǎn)。五是建立執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題反映機(jī)制,定期進(jìn)行問(wèn)題收集和匯總,并按要求進(jìn)行解決。公司每月召開(kāi)由總經(jīng)理主持,各單位經(jīng)理書(shū)記參加的系統(tǒng)推進(jìn)專題會(huì),討論解決與系統(tǒng)執(zhí)行相關(guān)的重要問(wèn)題,對(duì)管理和風(fēng)險(xiǎn)控制體系進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善和優(yōu)化。
建立風(fēng)險(xiǎn)管理的制度保障體系。公司建立了“以制約監(jiān)督權(quán)力為核心、以廉政風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制建設(shè)為抓手、以反腐倡廉制度建設(shè)為載體、大力推進(jìn)權(quán)力公開(kāi)透明陽(yáng)光運(yùn)行”的風(fēng)險(xiǎn)防控體系。一是制訂了《“三重一大”決策管理實(shí)施辦法》、《總經(jīng)理辦公會(huì)議議事規(guī)則》、《黨委會(huì)議議事規(guī)則》等制度,有效規(guī)范決策形式和程序,保證決策科學(xué)合理。二是制訂了《干部選拔任用及管理暫行規(guī)定》、《崗位說(shuō)明書(shū)》和《部門(mén)職責(zé)說(shuō)明書(shū)》,建立健全了科學(xué)的干部選拔任用機(jī)制、管理考核機(jī)制和激勵(lì)約束機(jī)制;三是制訂了《全面風(fēng)險(xiǎn)管理辦法》、《內(nèi)部審計(jì)辦法》、《竣工項(xiàng)目審計(jì)辦法》、《分支機(jī)構(gòu)年度經(jīng)濟(jì)效益審計(jì)考核辦法》、《效能監(jiān)察管理辦法》、《黨風(fēng)廉政風(fēng)險(xiǎn)管理暫行辦法》等制度,形成了以法務(wù)、審計(jì)、紀(jì)監(jiān)為支撐的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控體系。
底線管理、紅線控制、源頭把控市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)
公司在市場(chǎng)營(yíng)銷上實(shí)施“三高”戰(zhàn)略,即在大市場(chǎng)中聚焦高端市場(chǎng),在大業(yè)主中精選高端客戶,在大項(xiàng)目上重攻高端項(xiàng)目;制訂《客戶管理辦法》,建立了客戶管理數(shù)據(jù)庫(kù),從企業(yè)誠(chéng)信、資金實(shí)力、投資規(guī)模、計(jì)價(jià)水平、現(xiàn)場(chǎng)管理、工程結(jié)算等方面對(duì)客戶進(jìn)行評(píng)價(jià)和分級(jí)評(píng)定,對(duì)項(xiàng)目承接實(shí)行底線管理,對(duì)合同簽約實(shí)行紅線控制,從源頭把控市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。
實(shí)行底線管理。規(guī)定履約不誠(chéng)信的客戶、付款比例低于80%或付款周期超過(guò)2個(gè)月、投標(biāo)純利率6%以下、住宅項(xiàng)目工程造價(jià)低于3億元的項(xiàng)目禁止承接,徹底杜絕聯(lián)營(yíng)掛靠項(xiàng)目。
實(shí)行紅線控制。公司制訂了《項(xiàng)目法律風(fēng)險(xiǎn)防控工作管理辦法》,對(duì)招投標(biāo)、合同簽訂階段的各類常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)及控制措施建立了知識(shí)庫(kù),明確紅線標(biāo)準(zhǔn),突破紅線的不允許投標(biāo)或簽訂合同。
嚴(yán)格過(guò)程審批。從信息跟蹤開(kāi)始,到招標(biāo)文件、投標(biāo)文件和合同都必須通過(guò)信息系統(tǒng)經(jīng)分公司、公司相關(guān)職能部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)評(píng)審。系統(tǒng)進(jìn)行邏輯關(guān)聯(lián)控制,沒(méi)有信息評(píng)審就無(wú)法進(jìn)行招標(biāo)文件評(píng)審,沒(méi)有招標(biāo)文件評(píng)審就無(wú)法投標(biāo),沒(méi)有投標(biāo)評(píng)審就無(wú)法簽訂合同。
系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)、強(qiáng)化內(nèi)控、過(guò)程把控履約風(fēng)險(xiǎn)
信息系統(tǒng)圍繞項(xiàng)目全過(guò)程管理,以成本控制為核心,以支付控制為手段,對(duì)從市場(chǎng)管理到現(xiàn)場(chǎng)管理、采購(gòu)管理、成本管理、資金管理等核心業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行集成化、系統(tǒng)性的管理,對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)現(xiàn)全過(guò)程控制。
系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。通過(guò)數(shù)據(jù)的自動(dòng)關(guān)聯(lián)和業(yè)務(wù)活動(dòng)前后之間的邏輯控制,系統(tǒng)打通了業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部及各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián),將各個(gè)專業(yè)子系統(tǒng)緊密地結(jié)合到一起,實(shí)行集成化、體系化的管理,避免了各自為政的信息孤島現(xiàn)象。
強(qiáng)化內(nèi)控。通過(guò)流程引擎,系統(tǒng)中整合了265個(gè)核心業(yè)務(wù)流程,所有核心業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流與工作流緊密結(jié)合;業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)規(guī)定流程審批后方可流轉(zhuǎn),數(shù)據(jù)真實(shí)性得到保證;通過(guò)數(shù)據(jù)與流程的整合,一方面實(shí)現(xiàn)核心業(yè)務(wù)的異地協(xié)同處理,另一方面多部門(mén)可以同時(shí)并行業(yè)務(wù)處理;審批過(guò)程規(guī)范高效、透明可視、可追溯性強(qiáng),公司的制度要求能落到實(shí)處,過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)得到控制。
過(guò)程受控。系統(tǒng)按照業(yè)務(wù)邏輯強(qiáng)化數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系,保證每一項(xiàng)管理活動(dòng)中每個(gè)步驟的先后銜接關(guān)系;通過(guò)最終的約束限制條件,確保每個(gè)活動(dòng)步驟的真實(shí)、及時(shí)和有效,各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)處于受控狀態(tài)。
一是以成本為核心,以項(xiàng)目?jī)冬F(xiàn)為約束條件,運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程受控。從投標(biāo)成本測(cè)算開(kāi)始,到中標(biāo)后確定責(zé)任成本、過(guò)程中的成本分析、完工后的成本確認(rèn)到項(xiàng)目竣工結(jié)算。最終以項(xiàng)目?jī)冬F(xiàn)作為剛性約束條件;其中任何一個(gè)管理步驟沒(méi)有完成就沒(méi)法進(jìn)入下一個(gè)步驟,最終的結(jié)果是導(dǎo)致無(wú)法兌現(xiàn)。
二是以合同為基礎(chǔ),以資金支付為約束條件,業(yè)務(wù)管理過(guò)程受控。系統(tǒng)中對(duì)資金支付進(jìn)行剛性約束,任何一個(gè)管理步驟沒(méi)有完成就沒(méi)法進(jìn)入下一個(gè)步驟,最終的結(jié)果是導(dǎo)致資金無(wú)法支付,通過(guò)資金支付的剛性約束來(lái)保證管理活動(dòng)的及時(shí)、真實(shí)和有效,業(yè)務(wù)管理過(guò)程受控。
如:勞務(wù)分供方的付款,不招標(biāo)就無(wú)法簽合同,沒(méi)有合同就無(wú)法辦理結(jié)算,不辦理結(jié)算就不能做資金計(jì)劃,沒(méi)有資金計(jì)劃就不能付款。無(wú)合同、無(wú)結(jié)算、無(wú)計(jì)劃的支付頑疾受到嚴(yán)格控制。
三是實(shí)現(xiàn)資源集中管理,減少風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)。
實(shí)現(xiàn)資金的集中管理。公司2005年開(kāi)始資金集中管理,但由于信息不對(duì)稱,總部無(wú)法確保下屬單位每筆支付符合規(guī)定,項(xiàng)目“以收定支”難以控制,只能對(duì)分公司按存量考核和收取上交款的方式進(jìn)行粗放管理。信息系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了真正意義上的資金集中管理。一是通過(guò)合同——結(jié)算——資金計(jì)劃——分配方案——支付申請(qǐng)——資金撥付——網(wǎng)銀支付的層層關(guān)聯(lián),實(shí)現(xiàn)資金集中支付;二是系統(tǒng)設(shè)置控制功能,當(dāng)期無(wú)結(jié)余無(wú)收款的項(xiàng)目無(wú)法支付款項(xiàng),只有經(jīng)過(guò)借款且承擔(dān)資金占用利息的情況下才能支付,“以收定支”和“有償使用”的原則得以落實(shí)。三是通過(guò)資金策劃——資金計(jì)劃——資金支付——資金臺(tái)賬的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),總部對(duì)項(xiàng)目從開(kāi)工到竣工結(jié)算的全過(guò)程現(xiàn)金流實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理和動(dòng)態(tài)監(jiān)控,資金核算到項(xiàng)目。
從項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃開(kāi)始,企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)招標(biāo),簽訂采購(gòu)合同后自動(dòng)反饋到項(xiàng)目,項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際進(jìn)度按合同進(jìn)行過(guò)程結(jié)算,財(cái)務(wù)依據(jù)合同和結(jié)算數(shù)據(jù)編制資金計(jì)劃,分公司審核匯總到公司,公司審批計(jì)劃;在收款或借款后制定分配方案,分配方案不能突破計(jì)劃數(shù),分配方案經(jīng)審批后自動(dòng)生成支付申請(qǐng)單;區(qū)域公司按支付申請(qǐng)單向公司申請(qǐng)撥付,公司統(tǒng)一撥付后付款。
實(shí)現(xiàn)了供方的集中管理。通過(guò)信息系統(tǒng),在對(duì)供方進(jìn)行考察評(píng)審后,由公司對(duì)供方進(jìn)行統(tǒng)一編碼,建立集中的合格供方庫(kù),通過(guò)系統(tǒng)的強(qiáng)制關(guān)聯(lián),只能從合格供方庫(kù)中選取隊(duì)伍進(jìn)行招標(biāo),實(shí)現(xiàn)了供方的集中管理。
項(xiàng)目制定招標(biāo)計(jì)劃和分公司進(jìn)行招標(biāo)申請(qǐng),擬定投標(biāo)單位只能從合格供方數(shù)據(jù)庫(kù)中選取,招標(biāo)結(jié)果公司參與評(píng)審;沒(méi)有進(jìn)入合格供方數(shù)據(jù)庫(kù)的隊(duì)伍在系統(tǒng)中將無(wú)法參與投標(biāo),違規(guī)進(jìn)入的無(wú)法支付款項(xiàng)。對(duì)供方的信用評(píng)價(jià)和分級(jí)評(píng)定也由公司統(tǒng)一進(jìn)行,實(shí)現(xiàn)了供方的集中管理。
實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)集中管理。通過(guò)信息系統(tǒng)按期間和組織機(jī)構(gòu)分級(jí)匯總各類主材的總需用計(jì)劃后,由企業(yè)在合格供應(yīng)商范圍內(nèi)進(jìn)行年度集中招標(biāo),確定總體的供應(yīng)商數(shù)量及供應(yīng)價(jià)格、結(jié)算方式、付款方式。在具體的項(xiàng)目提出招標(biāo)申請(qǐng)以后,只能在集中采購(gòu)結(jié)果的范圍以內(nèi)選擇供應(yīng)商具體執(zhí)行。
分級(jí)預(yù)警、實(shí)時(shí)監(jiān)控,全員參與風(fēng)險(xiǎn)管理
分級(jí)預(yù)警。通過(guò)信息系統(tǒng)定制的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系,對(duì)管理關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行預(yù)警,可以讓各個(gè)管理環(huán)節(jié)及時(shí)發(fā)現(xiàn)過(guò)程中出現(xiàn)的各種異常狀況,通過(guò)預(yù)警響應(yīng)功能,及時(shí)對(duì)相關(guān)問(wèn)題在過(guò)程中進(jìn)行處理。如商務(wù)管理中自動(dòng)對(duì)上交比例低于6%、成本分析出現(xiàn)虧損等項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)警;資金管理中根據(jù)月度對(duì)外報(bào)量登記應(yīng)收賬款臺(tái)賬,及時(shí)記錄報(bào)量和收款情況,自動(dòng)計(jì)算拖欠天數(shù)和拖欠金額,進(jìn)行拖欠分級(jí)預(yù)警。
實(shí)時(shí)監(jiān)控。系統(tǒng)設(shè)置監(jiān)控權(quán)限,紀(jì)檢、審計(jì)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)監(jiān)督審查授權(quán)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展情況,包括從管理活動(dòng)發(fā)起的源頭到任何一個(gè)環(huán)節(jié)的所有審批意見(jiàn)和背景材料,對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程監(jiān)控可以做到實(shí)時(shí)可視,完全透明。
全員參與。業(yè)務(wù)活動(dòng)的同時(shí),形成書(shū)記主持采購(gòu)招標(biāo)、紀(jì)檢監(jiān)察員全程參與招標(biāo)的監(jiān)督和制衡機(jī)制,確保采購(gòu)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
系統(tǒng)進(jìn)行指標(biāo)控制,通過(guò)剛性數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián),確保數(shù)據(jù)不超出目標(biāo)值。例如資金支付數(shù)不能大于結(jié)算數(shù);結(jié)算數(shù)不能超出合同限定數(shù);材料領(lǐng)用數(shù)不能超出庫(kù)存數(shù)等。一旦超出,數(shù)據(jù)將無(wú)法填入,系統(tǒng)自動(dòng)提醒并拒絕保存。
知識(shí)共享、智能決策,風(fēng)險(xiǎn)管理持續(xù)改進(jìn)
知識(shí)共享傳承,防止風(fēng)險(xiǎn)重復(fù)出現(xiàn)。綜合管理系統(tǒng)固化了公司相關(guān)制度要求,本身就是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分,沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的新員工,按系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)幫助和操作幫助很容易開(kāi)展工作,成為企業(yè)知識(shí)的共享者,能少走彎路少犯錯(cuò)。另一方面,系統(tǒng)建立專門(mén)的知識(shí)庫(kù)模塊,將企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)進(jìn)行歸納和總結(jié)后分門(mén)別類進(jìn)行歸集,企業(yè)知識(shí)不斷豐富并共享傳承,降低風(fēng)險(xiǎn)重復(fù)發(fā)生的可能。
決策信息實(shí)時(shí)智能,風(fēng)險(xiǎn)管理持續(xù)改進(jìn)。通過(guò)信息系統(tǒng),一是所有決策支持信息均由系統(tǒng)自動(dòng)從各個(gè)業(yè)務(wù)活動(dòng)中自動(dòng)獲取,保證了原始數(shù)據(jù)的及時(shí)和真實(shí),且數(shù)據(jù)可以追溯。二是數(shù)據(jù)來(lái)源和口徑由系統(tǒng)在后臺(tái)設(shè)置好,確保一致,對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展趨勢(shì)分析更加客觀和準(zhǔn)確。三是實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)決策。任意時(shí)點(diǎn)、任意期間的數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)進(jìn)行分析。
如從系統(tǒng)中自動(dòng)提取對(duì)內(nèi)報(bào)量、對(duì)外報(bào)量、成本和收款情況的數(shù)據(jù),自動(dòng)生成實(shí)際報(bào)量統(tǒng)計(jì)分析圖,從中發(fā)現(xiàn)異常狀況并追溯異常原因;自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各區(qū)域公司銀行存款余額和在公司結(jié)算中心的資金余額,以及總部銀行存款余額,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供公司每天的可用資金余額,以利領(lǐng)導(dǎo)決策;通過(guò)匯總統(tǒng)計(jì)在建項(xiàng)目的累計(jì)收入和成本,自動(dòng)計(jì)算在建項(xiàng)目的盈利率,及時(shí)掌握在建項(xiàng)目的盈虧狀況;根據(jù)各單位材料采購(gòu)的實(shí)時(shí)價(jià)格,自動(dòng)匯總統(tǒng)計(jì)某個(gè)期間某種規(guī)格的材料在各地區(qū)的平均采購(gòu)單價(jià),監(jiān)控各單位的采購(gòu)行為。通過(guò)系統(tǒng)決策支持?jǐn)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)監(jiān)控企業(yè)運(yùn)營(yíng)狀況,企業(yè)管理者能及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行處理,并對(duì)潛在風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)進(jìn)行動(dòng)態(tài)完善。
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