中鐵大橋局：用電子商務(wù)平臺(tái)管住幾十億元物資采購(gòu)

發(fā)布日期：2015-09-02來(lái)源：中鐵大橋局編輯：流水

[摘要]

　　 作為一家大型建筑企業(yè)集團(tuán)，中鐵大橋局每年采購(gòu)額達(dá)到幾十億元，行之有效的采購(gòu)管理成為中鐵大橋局的重要需求。在大量考察的基礎(chǔ)之上，中鐵大橋局選擇了浪潮作為合作伙伴，希望IT 系統(tǒng)基于浪潮軟件的統(tǒng)一平臺(tái)，方便整合以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。

　　 中鐵大橋局集團(tuán)有限公司(簡(jiǎn)稱中鐵大橋局)是中國(guó)中鐵股份有限公司旗下的全資子公司，前身為1953年4月為修建武漢長(zhǎng)江大橋經(jīng)政務(wù)院批準(zhǔn)成立的鐵道部大橋工程局(2001年改制為現(xiàn)名)，是中國(guó)唯一一家集橋梁科學(xué)研究、勘測(cè)設(shè)計(jì)、工程施工、機(jī)械制造四位于一體的大型工程公司，具備在各種江、河、湖、海及惡劣地質(zhì)、環(huán)境條件下修建各類型橋梁的能力，是我國(guó)橋梁建設(shè)的骨干和龍頭企業(yè)。

　　 急需控制的物資采購(gòu)

　　 作為一家項(xiàng)目型大型建筑企業(yè)集團(tuán)，中鐵大橋局物資材料占工程成本50%以上，每年的采購(gòu)額達(dá)到幾十億元，也因此注定其對(duì)物資采購(gòu)管理格外重視。然而，中鐵大橋局在過(guò)去一段時(shí)間內(nèi)物資采購(gòu)卻存在著眾多問(wèn)題，如：

　　 與眾多建筑企業(yè)一樣，中鐵大橋局采用項(xiàng)目化運(yùn)作，這決定了其機(jī)構(gòu)分散的特點(diǎn)。

　　 隨著我國(guó)越來(lái)越多的建筑企業(yè)加入國(guó)際市場(chǎng)，承包國(guó)際工程，中鐵大橋局地域分布廣的特點(diǎn)變得更為明顯。如何實(shí)現(xiàn)對(duì)分布在各地的機(jī)構(gòu)進(jìn)行集中管理，是中鐵大橋局這樣的建筑企業(yè)所共同面對(duì)的挑戰(zhàn)。因此，中鐵大橋局建立了集中式的財(cái)務(wù)和資金管理信息系統(tǒng)、物資信息管理系統(tǒng)等來(lái)強(qiáng)化對(duì)分子公司和項(xiàng)目部的管理。

　　 在物資采購(gòu)領(lǐng)域，中鐵大橋局盡管出臺(tái)了一系列物資采購(gòu)體系、制度、流程等來(lái)提高物資集中采購(gòu)的管理水平，但在信息化建設(shè)方面卻沒有太多的進(jìn)展。

　　 缺乏IT 系統(tǒng)支持，這些管理辦法也難以真正落到實(shí)處。在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，中鐵大橋局的物資采購(gòu)還停留在手工操作、分散管理階段，工作效率較低，管理不規(guī)范，采購(gòu)成本相對(duì)較高。不僅如此，由于中鐵大橋局的物資采購(gòu)周期長(zhǎng)，采購(gòu)過(guò)程監(jiān)控難，供應(yīng)商信息溝通不暢，導(dǎo)致采購(gòu)物資不及時(shí)。

　　 為此，中鐵大橋局于2010年開始啟動(dòng)電子商務(wù)信息化建設(shè)，希望借助電子商務(wù)平臺(tái)集中管控分散的物資采購(gòu)業(yè)務(wù)。，建立一個(gè)集中的電子商務(wù)平臺(tái)對(duì)物資采購(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管控，對(duì)中鐵大橋局來(lái)說(shuō)已經(jīng)是刻不容緩。2010 年底，中鐵大橋局在專題會(huì)議上決定建立電子商務(wù)平臺(tái)，并交由物資管理部承辦。

　　 經(jīng)過(guò)幾個(gè)月的調(diào)研，以及從企業(yè)規(guī)模、技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)、項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施人員素質(zhì)等方面對(duì)涉及電子商務(wù)平臺(tái)業(yè)務(wù)的多家軟件供應(yīng)商的考察，中鐵大橋局最終選擇浪潮集團(tuán)作為其電子商務(wù)平臺(tái)建設(shè)的合作伙伴，并且選擇了電子商務(wù)云解決方案作為平臺(tái)。值得一提的是，此前中鐵大橋局已經(jīng)應(yīng)用了浪潮GS 軟件的財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、報(bào)表系統(tǒng)和BI 系統(tǒng)。中鐵大橋局希望IT 系統(tǒng)基于浪潮軟件的統(tǒng)一平臺(tái)，方便整合以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化。

　　 破冰三大難點(diǎn)

　　 中鐵大橋局電子商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)，一方面要考慮到其機(jī)構(gòu)眾多，分布廣泛，推廣難度大，另一方面還要考慮到如何吸引眾多供應(yīng)商納入平臺(tái)，其建設(shè)難度之大可想而知。中鐵大橋局在浪潮實(shí)施人員的幫助下，逐個(gè)解決了遇到的多個(gè)難題。

　　 難點(diǎn)一：采購(gòu)流程復(fù)雜

　　 中鐵大橋局將采購(gòu)流程分為三種方式分別處理。盡管都是物資采購(gòu)業(yè)務(wù)，但是中鐵大橋局針對(duì)不同的物資采用了不同的采購(gòu)模式，而不同采購(gòu)模式的采購(gòu)流程也是不一樣的。針對(duì)這一情況，中鐵大橋局物資管理部進(jìn)行了多次討論研究，并邀請(qǐng)浪潮集團(tuán)進(jìn)行了充分的需求分析。物資管理部召開了各子分公司物資部長(zhǎng)參加的電子商務(wù)平臺(tái)調(diào)研會(huì)，最終確定了電子商務(wù)平臺(tái)的主流程以及三個(gè)采購(gòu)流程，分別是：

　　 招標(biāo)采購(gòu)，主要用于招標(biāo)中心，滿足大宗物資和機(jī)械的集中采購(gòu)要求。整個(gè)采購(gòu)過(guò)程由流程驅(qū)動(dòng)，包括前期的采購(gòu)項(xiàng)目管理、審核、發(fā)布招標(biāo)預(yù)告及公告，補(bǔ)遺答疑，后期的開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和中標(biāo)等管理流程。

　　 詢價(jià)采購(gòu)，主要應(yīng)用于各分子公司，針對(duì)分子公司及項(xiàng)目部數(shù)量少、金額小的物料采購(gòu)。流程較簡(jiǎn)便、采購(gòu)執(zhí)行速度快。

　　 競(jìng)價(jià)采購(gòu)，作為電子商務(wù)平臺(tái)的特色采購(gòu)方式，針對(duì)規(guī)格固定、需求緊迫的物資采購(gòu)。

　　 難點(diǎn)二：如何吸引供應(yīng)商參與

　　 中鐵大橋局制訂了供應(yīng)商管理流程，要求供應(yīng)商通過(guò)平臺(tái)參與投標(biāo)、競(jìng)價(jià)和詢價(jià)采購(gòu)作為一個(gè)面向供應(yīng)商的開放式電子商務(wù)平臺(tái)，首先要吸引更多的供應(yīng)商來(lái)參與，使供應(yīng)商認(rèn)可平臺(tái)并參與其中。中鐵大橋局秉承公平、公開、公正的原則，制訂了供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)和招標(biāo)流程，要求供應(yīng)商通過(guò)電子商務(wù)平臺(tái)才能參與投標(biāo)、競(jìng)價(jià)和詢價(jià)采購(gòu)。

　　 建立供應(yīng)商管理標(biāo)準(zhǔn)后，中鐵大橋局便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行登記注冊(cè)和分級(jí)管理，并發(fā)布在平臺(tái)上。電子商務(wù)平臺(tái)對(duì)供應(yīng)商的管理覆蓋了供應(yīng)商基本信息上傳登記、審核注冊(cè)、資質(zhì)管理、投標(biāo)過(guò)程管理、供應(yīng)商動(dòng)靜態(tài)評(píng)價(jià)和監(jiān)督體系等一整套的管理工作。

　　 難點(diǎn)三：項(xiàng)目型企業(yè)組織太分散，如何使平臺(tái)快速推廣

　　 2011年春，中鐵大橋局物資管理部組織了電子商務(wù)平臺(tái)的培訓(xùn)，各子分公司、機(jī)關(guān)相關(guān)部室50 余人參加了培訓(xùn)，力求在在全局范圍進(jìn)行推廣使用電子商務(wù)平臺(tái)。此外，項(xiàng)目組還希望通過(guò)更多操作人員的使用，發(fā)現(xiàn)并指出系統(tǒng)存在的問(wèn)題，并給出改進(jìn)系統(tǒng)的建議。

　　 同年，物資管理部又組織浪潮開發(fā)人員到中鐵大橋局六公司進(jìn)行試點(diǎn)培訓(xùn)，浪潮開發(fā)人員先對(duì)平臺(tái)流程和相關(guān)功能進(jìn)行詳細(xì)介紹，讓員工一一上機(jī)操作，旨在讓員工全面掌握他們可能經(jīng)常用的詢價(jià)、計(jì)劃、公告發(fā)布和定標(biāo)等功能的操作。

　　 催生物資供應(yīng)管理變革

　　 2012年，中鐵大橋局電子商務(wù)平臺(tái)終于通過(guò)驗(yàn)收。電子商務(wù)平臺(tái)達(dá)到了之前物資管理部的期望值，即規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)的集中管控，以及優(yōu)化采購(gòu)流程。

　　 首先，實(shí)現(xiàn)了物資管理標(biāo)準(zhǔn)化。借助電子商務(wù)平臺(tái)的應(yīng)用，中鐵大橋局對(duì)采購(gòu)流程進(jìn)行梳理，并將梳理結(jié)果固化到系統(tǒng)中，從而規(guī)范了采購(gòu)行為，大大減少采購(gòu)過(guò)程的隨意性。與此同時(shí)，平臺(tái)的應(yīng)用還緩解了采購(gòu)渠道不規(guī)范、業(yè)務(wù)處理手段落后、與供應(yīng)商聯(lián)系溝通環(huán)節(jié)多、效率低等問(wèn)題，大大提高物資采購(gòu)管理水平。

　　 其次，實(shí)現(xiàn)了陽(yáng)光交易。借助電子商務(wù)平臺(tái)，中鐵大橋局開始在網(wǎng)上進(jìn)行公開采購(gòu)，實(shí)行網(wǎng)上監(jiān)管，最大程度地減少暗箱操作。不僅如此，如有需要，相關(guān)人員可以通過(guò)平臺(tái)追溯采購(gòu)歷史記錄，從而有效監(jiān)督采購(gòu)過(guò)程。

　　 再次，縮減了采購(gòu)成本和采購(gòu)費(fèi)用。很多以前只和某些區(qū)域分公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的供應(yīng)商如果通過(guò)認(rèn)證，借助電子商務(wù)平臺(tái)可以將業(yè)務(wù)擴(kuò)展到全國(guó)。因此對(duì)于中鐵大橋局本身來(lái)說(shuō)，采用電子商務(wù)平臺(tái)一方面增加了采購(gòu)商的數(shù)量，通過(guò)充分競(jìng)爭(zhēng)能夠獲得更低的采購(gòu)價(jià)格，另一方面很多原來(lái)需要出差去辦理的業(yè)務(wù)可以直接在網(wǎng)上辦理，減少了差旅、通信等費(fèi)用。

　　 最后，平臺(tái)所提供的信息能夠?yàn)闆Q策提供支持。電子商務(wù)平臺(tái)將物資和采購(gòu)信息準(zhǔn)確、全面地展現(xiàn)出來(lái)，企業(yè)管理者可以方便地了解每種物資的價(jià)格、數(shù)量、庫(kù)存、合同執(zhí)行、供應(yīng)商情況等信息，從而在進(jìn)行決策的時(shí)候有據(jù)可循。

　　 除此以外，電子商務(wù)平臺(tái)的建設(shè)促進(jìn)了中鐵大橋局進(jìn)行物資供應(yīng)管理改革。電子商務(wù)平臺(tái)不但提高了業(yè)務(wù)員的采購(gòu)效率，還為管理層進(jìn)行決策提供更直接、全面的信息支持，從而為進(jìn)一步的物資供應(yīng)管理改革、提高物資供應(yīng)水平打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上，電子商務(wù)平臺(tái)催生的網(wǎng)上采購(gòu)模式已經(jīng)標(biāo)志著中鐵大橋局邁開了物資供應(yīng)管理改革的第一步。

　　 項(xiàng)目完工后，中鐵大橋局項(xiàng)目負(fù)責(zé)人又對(duì)浪潮提出了新的要求，“中鐵大橋局將利用不斷完善的電子商務(wù)平臺(tái)，注重采購(gòu)細(xì)節(jié)的處理，滿足不斷增加的新業(yè)務(wù)需求;利用好競(jìng)價(jià)采購(gòu)模式，降低采購(gòu)成本;實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)平臺(tái)與財(cái)務(wù)資金系統(tǒng)的集成。在此基礎(chǔ)之上，中鐵大橋局還要以電子商務(wù)平臺(tái)為依托，建立企業(yè)云平臺(tái)。”

【相關(guān)閱讀】

• 開在工地門口的提款機(jī)——“筑保通”助力建筑企業(yè)秒貸
• 采購(gòu)管理中的成本控制方法探討
• 甲供材料的三大優(yōu)點(diǎn)、四大缺點(diǎn)
• 材料采購(gòu)成本的管理和控制
• 走出物資集采難困境
• 分品類、分階段推進(jìn)集中采購(gòu)