如何管理和充分使用緊缺的項(xiàng)目資源

發(fā)布日期：2018-01-08來(lái)源：網(wǎng)絡(luò)來(lái)源編輯：張繼蕊

[摘要]

　　 項(xiàng)目事無(wú)巨細(xì)，無(wú)論忽略什么都有可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。雖然從事項(xiàng)目管理年頭不長(zhǎng)，但是項(xiàng)目執(zhí)行中的酸甜苦辣卻真真切切的體會(huì)了個(gè)遍，為接下來(lái)更精彩的項(xiàng)目生涯打下了基礎(chǔ)。

　　 下面要講到的是我認(rèn)為比較典型的故事，說(shuō)它典型是因?yàn)樵谶@個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行期間，我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和我這個(gè)主要的負(fù)責(zé)人所碰到的問(wèn)題比較全面，在項(xiàng)目管理中也比較常見(jiàn)。在過(guò)去了幾年之后，回顧一下當(dāng)時(shí)的這些事情，慶幸能經(jīng)歷這些問(wèn)題，讓自己在管理一個(gè)項(xiàng)目的技巧和意識(shí)方面有一定的提高，也讓自己的心理承受能力有了一個(gè)洗禮。同時(shí)也使同事們的感情因?yàn)檫@段一起奮斗過(guò)來(lái)的歷程更“鐵”了，我想說(shuō)，只要使用了比較恰當(dāng)?shù)?ldquo;軟技巧”，項(xiàng)目可以使團(tuán)隊(duì)更緊密團(tuán)結(jié)在項(xiàng)目管理者的周圍。

　　 本項(xiàng)目發(fā)生在深圳，為客戶提供配套的供氣系統(tǒng)。由于合同簽訂日期晚于設(shè)想的開(kāi)工日期，導(dǎo)致設(shè)計(jì)，設(shè)備采購(gòu)和施工周期非常緊張，加上一系列不可預(yù)見(jiàn)的問(wèn)題，就構(gòu)成了本項(xiàng)目的主要難題。為了解決項(xiàng)目中碰到的問(wèn)題，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做了以下努力，使得項(xiàng)目順利完工。

　　 1.溝通(下包和內(nèi)部)

　　 溝通包括很多方面，有內(nèi)部溝通和外部溝通之分：

　　 內(nèi)部溝通：公司或組織內(nèi)部溝通包括與采購(gòu)，財(cái)務(wù)，運(yùn)行(項(xiàng)目完成后我們有專門(mén)的團(tuán)隊(duì)對(duì)裝置進(jìn)行操作和維護(hù))，項(xiàng)目部門(mén)內(nèi)部，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部，公司領(lǐng)導(dǎo)的溝通等等。

　　 外部溝通：設(shè)計(jì)院，審圖單位，當(dāng)?shù)乇O(jiān)管部門(mén)(包括質(zhì)監(jiān)，安監(jiān)，建設(shè)局，消防局，投資管理局等等)，海關(guān)，客戶和各種各樣的下包商的溝通。

　　 這些溝通都是必須的，可以說(shuō)只有有效和有針對(duì)性的溝通，才能達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，很多時(shí)候漂亮的報(bào)告可以事半功倍。這里就強(qiáng)調(diào)下：

　　 與下包商的管理很需要技巧。

　　 ·設(shè)備采購(gòu)，設(shè)備基礎(chǔ)與之前的圖紙不匹配，造成設(shè)備無(wú)法完成吊裝。后來(lái)設(shè)備供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了道歉，澄清了是因?yàn)楦聢D紙沒(méi)有發(fā)送成功，同時(shí)也沒(méi)有追蹤溝通的結(jié)果。作為項(xiàng)目管理人員也應(yīng)該對(duì)該事件反省，在(土建)施工之前應(yīng)該將所有設(shè)備圖紙與供應(yīng)商最后做一次澄清。這點(diǎn)上完全說(shuō)明了：

　　 溝通不應(yīng)只限于傳達(dá)，還應(yīng)確保對(duì)方接收到了傳達(dá)的信息，并完全理解了所要表達(dá)的內(nèi)容，這樣才算是有效的溝通;

　　 無(wú)論是誰(shuí)的原因，只要溝通沒(méi)有達(dá)到目的，雙方都有一定的責(zé)任，對(duì)于項(xiàng)目管理人員更無(wú)法逃避因溝通不利而引起的結(jié)果，因?yàn)檫@一切都會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目執(zhí)行受阻;

　　 ·設(shè)備采購(gòu)，設(shè)備交期一再拖延。這時(shí)候就需要及時(shí)和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，調(diào)用公司資源，為項(xiàng)目執(zhí)行鋪平道路;

　　 · 現(xiàn)場(chǎng)施工，你不僅僅是甲方，是支付費(fèi)用的一方，還應(yīng)該是他們的朋友。安全在項(xiàng)目周期中，尤其是現(xiàn)場(chǎng)施工中都是重中之重。但是只是強(qiáng)調(diào)對(duì)分包施工單位的安全要求，一味對(duì)對(duì)方施壓，而沒(méi)有有效的溝通，難免不會(huì)引起反彈，對(duì)施工安全，進(jìn)度造成影響。所以在分包合同簽訂之前一定要強(qiáng)調(diào)和讓分包單位掌握安全要求。其次，在現(xiàn)場(chǎng)施工時(shí)，會(huì)有較長(zhǎng)一段時(shí)間一起工作生活，工作之余的個(gè)人感情還是需要認(rèn)真培養(yǎng)和維護(hù)的。

　　 和客戶的有效溝通是必須的，只有了解他們的期望并加以管理，項(xiàng)目才能順利得達(dá)到目標(biāo)，如果不在一開(kāi)始對(duì)客戶的期望有一個(gè)完整徹底的了解，很難說(shuō)項(xiàng)目不會(huì)失敗或不會(huì)碰到問(wèn)題。在本項(xiàng)目中，客戶對(duì)工期要求十分苛刻，但是經(jīng)過(guò)溝通后發(fā)現(xiàn)：對(duì)于第一期工期是可以通過(guò)臨時(shí)系統(tǒng)達(dá)到的，而對(duì)于第二期工期是可以與客戶商榷的。這樣就釋放了一定的施工壓力，項(xiàng)目目標(biāo)也調(diào)整為：必達(dá)臨時(shí)系統(tǒng)工期，努力施行正式系統(tǒng)工期。

　　 有效的溝通：成立項(xiàng)目辦公室，讓核心項(xiàng)目成員一起入住辦公;其次通過(guò)電話會(huì)議，借用一些專家意見(jiàn)或及時(shí)共享重要信息;

　　 立定期會(huì)議制度，明確項(xiàng)目目標(biāo)，定期回顧目標(biāo)完成度;建立項(xiàng)目責(zé)任制度，明確各項(xiàng)目成員的具體目標(biāo)，一定要是可追溯，可評(píng)價(jià)和可操作的目標(biāo)。

　　 2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理，包括：

　　 當(dāng)項(xiàng)目資源緊缺的時(shí)候，要管理和充分使用項(xiàng)目資源。按各人所長(zhǎng)分配任務(wù)，同時(shí)確保各人的負(fù)荷基本平衡。還有很重要的就是責(zé)任落實(shí)到人，尤其是一些棘手的任務(wù)，必須明確責(zé)任和責(zé)任人。

　　 關(guān)心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的成長(zhǎng)，能力的培養(yǎng)?？梢詫?duì)一些感興趣的成員，在有時(shí)間的情況下，做一些項(xiàng)目?jī)?nèi)部的培訓(xùn)，將他們的知識(shí)提高到一定程度，在某些時(shí)刻可以得到意料之外的作用。因?yàn)轫?xiàng)目中有很多需要進(jìn)口保管的設(shè)備，而海關(guān)人員經(jīng)常要詢問(wèn)設(shè)備的作用和功能，一開(kāi)始項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中只有我清楚整個(gè)系統(tǒng)流程和設(shè)備情況，我在有條件的情況下，對(duì)其他同事做介紹和說(shuō)明。后來(lái)在我無(wú)法分身的情況下，幾位同事都可以出面去接觸相關(guān)的海關(guān)人員，確保了項(xiàng)目順利實(shí)施。

　　 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)團(tuán)結(jié)氣氛的建立，培養(yǎng)和維護(hù)。在項(xiàng)目工作開(kāi)展的同時(shí)，一定要千方百計(jì)讓項(xiàng)目成員有放松和發(fā)泄壓力的機(jī)會(huì)。出去吃飯和娛樂(lè)也是需要的。

　　 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的想法要及時(shí)回饋和指導(dǎo)。對(duì)于項(xiàng)目成員提出的意見(jiàn)和建議一定要認(rèn)真對(duì)待，不可以傷及他們的積極性。

　　 　3. 項(xiàng)目回顧，lesson learn。

　　 這是一個(gè)非常重要的過(guò)程，大家學(xué)習(xí)PMBOK的時(shí)候肯定都接觸到了這一點(diǎn)，因?yàn)橹挥谢仡櫫嗽擁?xiàng)目中的成敗得失，管理人員和組織中的其他人員才能在此基礎(chǔ)上更好的得到成長(zhǎng)。沒(méi)有總結(jié)和記錄，就沒(méi)有(明顯的)成長(zhǎng)和進(jìn)步。

　　 這是一個(gè)非常重要的過(guò)程，大家學(xué)習(xí)PMBOK的時(shí)候肯定都接觸到了這一點(diǎn)，因?yàn)橹挥谢仡櫫嗽擁?xiàng)目中的成敗得失，管理人員和組織中的其他人員才能在此基礎(chǔ)上更好的得到成長(zhǎng)。沒(méi)有總結(jié)和記錄，就沒(méi)有(明顯的)成長(zhǎng)和進(jìn)步。

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