基于“公司可控、項(xiàng)目可用”的人財(cái)物使用機(jī)制

發(fā)布日期：2015-09-02來(lái)源：編輯：李波

[摘要]

　　 文/馬國(guó)榮

　　 為了保證組織正常運(yùn)行，組織需要確立系統(tǒng)的、完整的運(yùn)行體系，這是組織機(jī)制設(shè)計(jì)必須要完成的任務(wù)。對(duì)于建筑施工企業(yè)的運(yùn)行機(jī)制，主要內(nèi)容是圍繞人、財(cái)、物的取用方式和針對(duì)項(xiàng)目部的職能管理所設(shè)計(jì)的運(yùn)行規(guī)則。人、財(cái)、物是企業(yè)的核心資源、是核心生產(chǎn)要素，是項(xiàng)目部的資源取用、使用對(duì)象;同時(shí)，公司對(duì)項(xiàng)目部的管理控制內(nèi)容本質(zhì)上也是對(duì)人、財(cái)、物的控制。那么如何做到項(xiàng)目部對(duì)資源取用與使用是公平的、合理的和方便的?如何能做到公司對(duì)資源取用與使用是可以控制的?是項(xiàng)目管理的矛盾所在，也是公司層面與項(xiàng)目層面的矛盾所在。下面我們將通過(guò)在公司層面搭建“人員使用、資金使用和分供商采購(gòu)”三個(gè)公共平臺(tái)來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，確保對(duì)資源使用做到“公司可控、項(xiàng)目可用”的程度。

　　 人員使用：公司定編、項(xiàng)目定人

　　 眾所周知，各行各業(yè)的生產(chǎn)要素中，“人”是最活躍、最基礎(chǔ)和最根本的要素，是其它要素得以正常發(fā)揮的前提和基礎(chǔ)，對(duì)于機(jī)械化程度還不高的建筑施工企業(yè)來(lái)說(shuō)更是如此。而對(duì)于建筑施工企業(yè)，項(xiàng)目經(jīng)理部是企業(yè)基本的生產(chǎn)單元，并且是臨時(shí)性組織，所以，建立建筑施工企業(yè)人員組織機(jī)制就是要解決如何組建項(xiàng)目經(jīng)理部的問(wèn)題。

　　 在項(xiàng)目經(jīng)理部組建過(guò)程中，公司是人員的提供者，項(xiàng)目經(jīng)理部是人員的使用者，在現(xiàn)有公司人力資源體系和外部資源環(huán)境的前提下，以及一定的組織規(guī)則下，形成企業(yè)內(nèi)部供需過(guò)程。在供需形成過(guò)程中，對(duì)于公司考慮的是用人成本，即盡可能少用人，所要控制的是用人數(shù)量，同時(shí)公司對(duì)關(guān)鍵崗位的人員無(wú)論對(duì)業(yè)務(wù)能力，還是企業(yè)忠誠(chéng)度都要有所掌控;對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理部關(guān)心的是用人質(zhì)量(業(yè)務(wù)水平、工作能力)，即公司擬派人員是否符合或達(dá)到所需人員的業(yè)務(wù)能力標(biāo)準(zhǔn)，以及是否能夠迅速進(jìn)入工作狀態(tài)。所以，本節(jié)所提出的人員組織方案就是要著重考慮如何滿足供需雙方各自目標(biāo)，只有做到這一點(diǎn)，才能實(shí)現(xiàn)資源組織與使用的基本原則。

　　 按照上述資源組織與使用的基本原則，結(jié)合供需雙方的彼此關(guān)注，本案提出“公司定編、項(xiàng)目定人”的人員組織機(jī)制。其具體做法是：公司按照相應(yīng)規(guī)章制度對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理部的崗位設(shè)置定編，并任命班子成員，班子成員一般包括項(xiàng)目經(jīng)理、總工程師、商務(wù)經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理、安全總監(jiān)和質(zhì)量總監(jiān)等。其他人員由項(xiàng)目經(jīng)理部根據(jù)公司所設(shè)定的崗位編制決定選用，其選用規(guī)則是優(yōu)先在公司內(nèi)部人力資源庫(kù)中選取所需人員，公司再按照內(nèi)部調(diào)配方式進(jìn)行調(diào)配。如果公司人力資源庫(kù)中確實(shí)沒(méi)有合適人選，公司人力資源部門再按照公司招聘規(guī)定啟動(dòng)外部招聘程序，外部招聘人員盡可能地由使用單位(項(xiàng)目經(jīng)理部)推薦，公司組織甄選測(cè)試和審批錄用等相關(guān)程序。所以，在這一過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理部具有人事的選擇權(quán)和推薦權(quán)。

　　 資金使用：定額使用、直接支付

　　 “有利潤(rùn)的企業(yè)說(shuō)不定仍然會(huì)倒閉，但有現(xiàn)金的企業(yè)永遠(yuǎn)不會(huì)倒閉”，這是美國(guó)一家著名企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略咨詢公司——劍橋集團(tuán)公司創(chuàng)始人兼CEO里克·卡什對(duì)現(xiàn)金的認(rèn)識(shí)。這說(shuō)明對(duì)于任何企業(yè)來(lái)說(shuō)資金管理都是很重要的企業(yè)管理內(nèi)容，它就象是企業(yè)的血液，不僅能夠診斷出企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況，而且對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量起到關(guān)鍵性作用，這一點(diǎn)依賴于現(xiàn)金流生存的我國(guó)建筑施工企業(yè)更為突出。

　　 建筑企業(yè)資金的集約化管理方式。目前，建筑企業(yè)對(duì)資金的管理大多采取“集約化”的管理方式， “集”就是將資金集中、集合，進(jìn)行統(tǒng)一管理配置;“約”就是資金集中管理的過(guò)程中，以約束和高效為價(jià)值導(dǎo)向，來(lái)提高資金效益，避免資金的分散沉淀、閑置浪費(fèi)。尤其是大型綜合企業(yè)集團(tuán)更是要注重資金集中與統(tǒng)籌運(yùn)作，建筑企業(yè)可通過(guò)調(diào)劑工程項(xiàng)目資金余缺、優(yōu)化資金配置、提高資金的流動(dòng)性、增加企業(yè)資源的協(xié)同效應(yīng)，從而可以降低資金成本、提高資金使用效率和防患資金風(fēng)險(xiǎn);與此同時(shí)，還可以降低對(duì)外部資本的依賴性。所以說(shuō)，資金集約化管理是建筑企業(yè)發(fā)展壯大后對(duì)自身管理的必然要求。

　　 “定額使用、直接支付”的集約管理模式。定額使用是指公司以定額的方式制定資金使用額度及其使用規(guī)則，作為使用者使用依據(jù)和財(cái)務(wù)部門考核依據(jù)。制定資金使用定額一般要遵循“以收定支和收支兩條線”的基本 工程款回收比例基數(shù)拉到同一水平線，保證使用的公平性;二是要考慮鼓勵(lì)項(xiàng)目部貢獻(xiàn)資金余量，保證公司資金存量;三是要考慮業(yè)主支付延期情況下如何對(duì)外支付的問(wèn)題。

　　 要明細(xì)使用者權(quán)責(zé)，一旦定額形成，公司應(yīng)保障使用者按規(guī)則的自主支配權(quán)力和承擔(dān)資金使用成本的責(zé)任。即公司按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)扣除應(yīng)由公司支付的資金額度，剩余資金全部由項(xiàng)目部自主支配，并按照月度、年度資金使用計(jì)劃支付給各分供單位，避免資金挪用和資金支付程序漫長(zhǎng)的現(xiàn)象，從而在資金使用方面有力地保障生產(chǎn)和促進(jìn)使用效率。

　　 直接支付是指項(xiàng)目經(jīng)理部發(fā)出支付申請(qǐng)之后,資金款項(xiàng)由公司直接支付給支付對(duì)象,確保資金的使用安全。項(xiàng)目經(jīng)理部按照上述相關(guān)規(guī)則、程序確定資金可支配額度的前提下，自主籌劃資金的獲取和使用。在使用過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理部有權(quán)自主支配使用資金，不必再做額外的請(qǐng)示和審批，只是按照財(cái)務(wù)規(guī)章制度和流程支付即可，確保了項(xiàng)目經(jīng)理部在一定規(guī)則范圍內(nèi)的資金支配權(quán)。

　　 本方案的機(jī)理在于公司通過(guò)制定使用定額的方式控制資金使用，當(dāng)項(xiàng)目部使用資金在定額規(guī)定的范圍下，可以自主支配使用，從而達(dá)到“公司可控、項(xiàng)目可用”的資金使用效果。

　　 基于上述原則和所要考慮的因素形成如下資金使用辦法：

　　 確立公司底線合同收支條件。在資金總量上，要盡量做到公司所有工程項(xiàng)目的工程款間自有資金調(diào)劑使用，不占用其它外部資金，減少資金成本。這就要求公司在營(yíng)銷條件上對(duì)工程款的付款比例要有一定的謀劃，形成一定時(shí)期的底線工程款收付條件。

　　 公司要在年初工作會(huì)上根據(jù)上一年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和資金使用情況，結(jié)合下一年的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和資金安排計(jì)劃制定基準(zhǔn)營(yíng)銷條件，如項(xiàng)目規(guī)模條件、付款比例條件、經(jīng)營(yíng)區(qū)域條件、項(xiàng)目利潤(rùn)條件等等，作為基礎(chǔ)性的、政策性的底線數(shù)值，一般不得任意更改。其中，總承包合同付款比例就是一個(gè)比較重要條件，公司應(yīng)規(guī)定一個(gè)底線數(shù)值，如x%，這個(gè)數(shù)值一般可取80%左右為宜。

　　 設(shè)立啟動(dòng)資金和備用金制度。一般情況下，項(xiàng)目開(kāi)工時(shí)，即便有工程預(yù)付款的情況，業(yè)主首筆工程款也不能及時(shí)支付給施工單位，這就需要施工單位提供一定數(shù)額的啟動(dòng)資金給項(xiàng)目經(jīng)理部，用于辦公、技術(shù)準(zhǔn)備和材料設(shè)備采購(gòu)等使用。

　　 對(duì)啟動(dòng)資金和備用金的數(shù)額、使用時(shí)間應(yīng)做明確規(guī)定，制定這些數(shù)據(jù)的依據(jù)主要是要考慮項(xiàng)目類型、大小和管理人員數(shù)量，以及公司所決策的項(xiàng)目收款節(jié)點(diǎn)等因素，形成階梯式的定額表;當(dāng)啟動(dòng)資金使用時(shí)間超出定額規(guī)定時(shí)間時(shí)，原則上應(yīng)按照有償使用的原則予以核定使用成本;對(duì)于備用金的使用，主要用于日常零星采買和突發(fā)事件應(yīng)急之需。所以，備用金數(shù)額不宜過(guò)大，使用時(shí)間應(yīng)按周期性周轉(zhuǎn)。

　　 設(shè)立工程款調(diào)劑基金機(jī)制。由于市場(chǎng)行為的不確定性，需要公司有一定數(shù)量的流動(dòng)資金作保障，這些資金的組成除了公司積累的利潤(rùn)、銀行貸款和其它現(xiàn)金儲(chǔ)存外，公司還應(yīng)設(shè)立調(diào)劑基金。調(diào)劑基金可來(lái)源于日常工程款回收款項(xiàng)，以制度方式規(guī)定在每筆回收款中扣除一定比例的資金額度作為公司統(tǒng)一調(diào)劑使用資金，此比例可根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況，結(jié)合財(cái)務(wù)資金狀況測(cè)算;也可根據(jù)總包市場(chǎng)支付條件與分供商市場(chǎng)的支付條件差值確定某一數(shù)值，如y%，一般可具體為5%左右。

　　 確定可支配資金使用額度。不同的合同支付條件，項(xiàng)目可支配資金的使用額度可參照下表1確定.

　　 表1 項(xiàng)目經(jīng)理部月度可支配資金額度表

　　 注：扣除項(xiàng)目指管理費(fèi)、稅金及其他扣除項(xiàng)目，A是本期收款金額。

　　 業(yè)主延期支付情況的處理方式。因業(yè)主原因延期支付(含未足額支付情況)未超過(guò)三個(gè)付款周期的(幾個(gè)付款周期企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況而定，以下同)，且公司累計(jì)墊付資金不超過(guò)調(diào)劑基金y%值的。項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)本著“以收定支”原則壓縮支付額度，但確需支付的款項(xiàng)，公司仍應(yīng)按批復(fù)的月度資金計(jì)劃予以支付，由此產(chǎn)生的資金成本不應(yīng)計(jì)入項(xiàng)目考核成本。

　　 不完全業(yè)主原因延期支付(含未足額支付情況)未超過(guò)三個(gè)付款周期的，且公司累計(jì)墊付資金不超過(guò)調(diào)劑基金y%值的。項(xiàng)目經(jīng)理部更應(yīng)本著“以收定支”原則壓縮支付，同樣確需支付的款項(xiàng)，公司仍應(yīng)按批復(fù)的月度資金計(jì)劃予以支付，由此產(chǎn)生的資金成本應(yīng)計(jì)入項(xiàng)目考核成本。

　　 因業(yè)主原因延期支付(含未足額支付情況)超過(guò)三個(gè)付款周期的，且公司累計(jì)墊付資金超過(guò)調(diào)劑基金y%值;或者雖然公司累計(jì)墊付資金未超過(guò)y%值，但超過(guò)六個(gè)付款周期的。公司應(yīng)組織專題會(huì)對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行系統(tǒng)性、策略性的決策，如公司做出非停止施工或終止合同的決策，公司仍應(yīng)按月度酌情批復(fù)資金計(jì)劃，盡量支付分供方工程款或材料款，保證施工生產(chǎn)的需要，由此產(chǎn)生的資金成本不應(yīng)計(jì)入項(xiàng)目考核成本。

　　 資金使用節(jié)超的處理規(guī)定。根據(jù)上述可支配資金使用額度的確認(rèn)方法，在實(shí)際使用過(guò)程中，一定還會(huì)有支付節(jié)余和支付不足的現(xiàn)象，下面對(duì)這兩種情況進(jìn)行規(guī)定：

　　 如項(xiàng)目資金在可支配額度之內(nèi)支付完成后仍有節(jié)余，公司應(yīng)按照資金貢獻(xiàn)率，在對(duì)項(xiàng)目部的考核中予以體現(xiàn)，鼓勵(lì)其盡量結(jié)余資金;

　　 如項(xiàng)目資金在可支配額度之外需要公司資金支持，公司在計(jì)劃審批時(shí)也認(rèn)為確需給予支持時(shí)，可分兩種情況處理：一種為支持額度在y%(含y%)以內(nèi)且周期不超一個(gè)月的情況，公司可不計(jì)項(xiàng)目資金使用成本;另一種為支持額度在y%以外或周期超過(guò)一個(gè)月的情況，公司應(yīng)按相關(guān)規(guī)定計(jì)算項(xiàng)目資金使用成本。

　　 分供采購(gòu)：公司圈定、項(xiàng)目決定

　　 對(duì)于建筑施工企業(yè)，分包商與供應(yīng)商采購(gòu)既是企業(yè)的重要核心業(yè)務(wù)，又是老大難問(wèn)題，在這方面也常出現(xiàn)“一抓就死、一放就亂”的現(xiàn)象。本節(jié)將針對(duì)集采存在的問(wèn)題，提出以“公司圈定、項(xiàng)目決定”為基本原則的集采解決方案。

　　 公司圈定。公司利用合格分供方名冊(cè)圈定備選分供商單位的范圍;同時(shí)，公司利用價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)圈定擬招標(biāo)項(xiàng)目的價(jià)格范圍。為了實(shí)施這一辦法，公司需要建立這兩個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于合格分供商名冊(cè)公司應(yīng)負(fù)責(zé)建立、完善和維護(hù)，按照規(guī)章制度對(duì)分供商進(jìn)行評(píng)價(jià)和篩選，定期發(fā)布合格和不合格分供商名錄，確保合格分供商的質(zhì)量。項(xiàng)目經(jīng)理部也有權(quán)力與義務(wù)對(duì)分供商資源庫(kù)進(jìn)行補(bǔ)充，但每次不能超過(guò)擬選單位總數(shù)量的三分之一，并需要由公司相關(guān)部門組織考察，考察合格后進(jìn)入公司合格供方名冊(cè)，處于待進(jìn)狀態(tài)，可參加投標(biāo)，經(jīng)過(guò)一個(gè)項(xiàng)目期的實(shí)施考察后，如果合格方可正式進(jìn)入名錄，這一點(diǎn)在此不再贅述。對(duì)于價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)，可按照需要進(jìn)行分類，數(shù)據(jù)來(lái)源主要以公司內(nèi)部的同類工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)為主，也可參考各個(gè)行業(yè)發(fā)布的信息價(jià)格，分設(shè)合理低價(jià)、最高限價(jià)和平均價(jià)格等數(shù)值。同時(shí)通過(guò)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)招標(biāo)數(shù)據(jù)結(jié)果的異常現(xiàn)象加以控制，如超過(guò)公司底線結(jié)果一定的百分比時(shí)，招標(biāo)人就應(yīng)該做出特別說(shuō)明，提交公司相應(yīng)的決策機(jī)構(gòu)決策。

　　 項(xiàng)目決定。這有兩個(gè)“決定”含義，第一個(gè)“決定”含義是指項(xiàng)目部決定從分供商資源庫(kù)中選取哪些單位作為邀請(qǐng)對(duì)象，然后由項(xiàng)目經(jīng)理部組織對(duì)其進(jìn)行考察，考察合格者確認(rèn)為入圍單位，入圍單位數(shù)量應(yīng)控制在3至7家為宜，考察內(nèi)容主要包括分供商的生產(chǎn)、技術(shù)、管理能力和服務(wù)意識(shí)，以及擬派項(xiàng)目管理人員能力等;第二個(gè)“決定”含義是指根據(jù)評(píng)標(biāo)辦法項(xiàng)目部決定中標(biāo)單位。除特殊的專業(yè)分包或材料設(shè)備外，一般情況下，建議采取合理低價(jià)為中標(biāo)條件(并非絕對(duì)低價(jià))，不必再對(duì)資信文件、技術(shù)方案提出要求。其道理在于入圍單位已經(jīng)經(jīng)過(guò)合格分供商的篩選及項(xiàng)目部的現(xiàn)時(shí)考察，對(duì)其施工能力已有評(píng)價(jià)，所以完全可以取決于招標(biāo)價(jià)格來(lái)決定中標(biāo)單位。在履約實(shí)施階段，項(xiàng)目經(jīng)理部的職權(quán)在于對(duì)分供商全過(guò)程管理，公司管理層職權(quán)在于履約過(guò)程監(jiān)督，以便對(duì)分供商履約評(píng)價(jià)，決定其是否繼續(xù)保留其合格供應(yīng)商資格。

　　 當(dāng)然，除此之外，還要建立分供商準(zhǔn)入制度、考評(píng)制度、溝通機(jī)制、申訴制度和退出機(jī)制等輔以集中采購(gòu)的實(shí)施。

　　 這種模式下，公司所搭建的制度平臺(tái)如同建筑承發(fā)包交易市場(chǎng)，是內(nèi)部標(biāo)辦的角色，負(fù)責(zé)制定規(guī)章制度、操作辦法和行為準(zhǔn)則，監(jiān)督內(nèi)部招標(biāo)人招標(biāo)行為，并且通過(guò)分供商資源庫(kù)和價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)把控分供商質(zhì)量和控制中標(biāo)價(jià)格。項(xiàng)目經(jīng)理部是內(nèi)部招標(biāo)人，負(fù)責(zé)招標(biāo)工作的組織與實(shí)施操作，并對(duì)招標(biāo)結(jié)果承擔(dān)責(zé)任。這種機(jī)制的目的是給項(xiàng)目部對(duì)分供商足夠的支配權(quán)，有利于生產(chǎn)組織的開(kāi)展。這種辦法對(duì)投標(biāo)人的約束機(jī)理在于：要正確對(duì)待投標(biāo)過(guò)程，否則就會(huì)“入圍未必入選、投標(biāo)未必中標(biāo)”，從而將投標(biāo)人導(dǎo)向?yàn)槿绾文軌蚪档统杀疽院侠淼膬r(jià)格中標(biāo)、如何將中標(biāo)項(xiàng)目做好、如何處理好公司與項(xiàng)目經(jīng)理部?jī)杉?jí)關(guān)系，為他們服好務(wù)。對(duì)于招標(biāo)人的約束機(jī)理在于：他要對(duì)自己的招標(biāo)結(jié)果負(fù)責(zé)，規(guī)避了長(zhǎng)期存在的推諉扯皮現(xiàn)象。對(duì)于公司層面來(lái)說(shuō)，它是通過(guò)“限價(jià)不是議價(jià)、圈定不是限定”來(lái)兼顧采購(gòu)質(zhì)量與價(jià)格兩方面因素，來(lái)平衡公司與項(xiàng)目部之間采購(gòu)權(quán)合理歸屬問(wèn)題。這樣才能實(shí)現(xiàn)“公司可控、項(xiàng)目可用”的資源采購(gòu)原則。

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