項(xiàng)目經(jīng)理如何開好進(jìn)展會(huì)？

發(fā)布日期：2015-12-09來源：編輯：流水

[摘要]

　　 項(xiàng)目經(jīng)理如何開好進(jìn)展會(huì)?

　　 作為項(xiàng)目經(jīng)理，每周的項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議是你的一個(gè)重要工具。通過把握每周項(xiàng)目更新狀況，我們可以處理任何重大項(xiàng)目。優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理從不把進(jìn)展會(huì)議僅僅作為了解項(xiàng)目進(jìn)度狀況的手段，他們往往在會(huì)前就已經(jīng)知道了項(xiàng)目的進(jìn)展情況。實(shí)際上，進(jìn)展會(huì)議是幫助項(xiàng)目經(jīng)理推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)的一個(gè)工具，使其能夠就那些將影響到最終可交付成果的關(guān)鍵問題給團(tuán)隊(duì)成員以指導(dǎo)。

　　 仔細(xì)關(guān)注會(huì)前準(zhǔn)備

　　 作為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)在每次進(jìn)展會(huì)議前與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中的所有重要成員進(jìn)行溝通。如果對(duì)項(xiàng)目管理得力，你應(yīng)該隨時(shí)與團(tuán)隊(duì)成員保持緊密聯(lián)系。這樣的話，項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議上不會(huì)發(fā)生意外，我通常從以下幾個(gè)方面進(jìn)行準(zhǔn)備：

　　 1、詳細(xì)項(xiàng)目檢查。

　　 我會(huì)瀏覽一下需要在隨后的2～4周內(nèi)完成的各項(xiàng)任務(wù)，從而了解各方面的既定進(jìn)度。把自己不清楚的問題查明，特別是那些還關(guān)系到其他任務(wù)的重要部分。仔細(xì)瀏覽各項(xiàng)任務(wù)將幫助你發(fā)現(xiàn)問題，增進(jìn)你對(duì)項(xiàng)目中的關(guān)鍵問題的理解。這些問題也是你將要在進(jìn)展會(huì)議上提到的。

　　 2、發(fā)現(xiàn)瓶頸。

　　 項(xiàng)目經(jīng)理的一部分職責(zé)就是要發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的瓶頸，并制定消除瓶頸的策略。務(wù)必記住，當(dāng)你消除了一個(gè)瓶頸時(shí)，其他問題又將會(huì)成為該項(xiàng)目的新瓶頸。

　　 3、準(zhǔn)備關(guān)鍵問題清單。

　　 我會(huì)在關(guān)鍵問題清單上列出準(zhǔn)備在會(huì)上與整個(gè)團(tuán)隊(duì)或某個(gè)成員討論的要點(diǎn)。開會(huì)時(shí)，我會(huì)拿著這份事先準(zhǔn)備好的清單。進(jìn)度會(huì)議的長度不要超過一個(gè)小時(shí)。除整個(gè)團(tuán)隊(duì)參加的會(huì)議外，你也可以就具體問題組織僅由部分成員單獨(dú)參加的會(huì)議。時(shí)刻記住，不一定所有的團(tuán)隊(duì)成員都得牽扯進(jìn)項(xiàng)目的方方面面。

　　 4、謹(jǐn)言慎行。

　　 人們對(duì)任何領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)總是來自于以下幾個(gè)方面：組織能力、洞察力、理解力、行動(dòng)能力、決斷性、思維方式和領(lǐng)導(dǎo)力。團(tuán)隊(duì)成員也在密切關(guān)注著你的一舉一動(dòng)，不要低估這種影響。

　　 詳細(xì)安排會(huì)議

　　 在制定會(huì)議日程時(shí)，可以參考下述方法：

　　 1、點(diǎn)名。

　　 開會(huì)前，讓大家知道參加會(huì)議的所有人員。這對(duì)那些通過電話參加會(huì)議的遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)成員尤為重要，同時(shí)也會(huì)節(jié)約會(huì)議的時(shí)間。

　　 2、及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)上的新問題。

　　 在為期一周的工作中，你可能發(fā)現(xiàn)了一些和項(xiàng)目有關(guān)的新問題。在會(huì)上要盡早和團(tuán)隊(duì)成員分享這些新信息，以便大家在討論項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度時(shí)會(huì)考慮到這些問題。但不是任何問題都值得占用會(huì)上的時(shí)間，所以務(wù)必最大程度地精簡信息。

　　 3、檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展。

　　 按照項(xiàng)目計(jì)劃上的內(nèi)容，讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員就其本周任務(wù)完成情況及接下來兩周的計(jì)劃做一簡短匯報(bào)。通過對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展情況的檢查，你需要了解各項(xiàng)任務(wù)是否在按計(jì)劃進(jìn)行，是否有不能按時(shí)完成的情況出現(xiàn)。此外，你還需要讓團(tuán)隊(duì)成員交流與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員或項(xiàng)目任務(wù)有關(guān)的問題。

　　 4、關(guān)鍵條目。

　　 完成了對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)展的檢查后，立即總結(jié)關(guān)鍵條目。你可以借此機(jī)會(huì)強(qiáng)調(diào)一下核心成員的重要作用，因?yàn)樗麄儗⒅苯佑绊懙疥P(guān)鍵條目的完成。同時(shí)，你也可以在此討論一下可行的方案，從而給團(tuán)隊(duì)成員提供一定的指導(dǎo)。

　　 5、提問和討論時(shí)間。

　　 給團(tuán)隊(duì)成員留一些時(shí)間，使他們能夠就討論中未涉及的問題進(jìn)行提問。這時(shí)，你又可以借機(jī)強(qiáng)調(diào)一下那些你在之前或會(huì)上發(fā)現(xiàn)的關(guān)鍵問題。

　　 6、總結(jié)并列出行動(dòng)條目。

　　 務(wù)必要做項(xiàng)目進(jìn)展總結(jié)，并根據(jù)會(huì)議內(nèi)容列出行動(dòng)條目，從而更有效地推動(dòng)項(xiàng)目前進(jìn)。

　　 7、結(jié)束會(huì)議。

　　 用鼓勵(lì)的話語和積極的期望來結(jié)束會(huì)議。要時(shí)刻強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員互相幫助確保項(xiàng)目的成功完成。

　　 8、會(huì)后通訊。

　　 每次會(huì)后，我都會(huì)及時(shí)地發(fā)布通訊，回顧一下進(jìn)展會(huì)議上的重要問題，列出相關(guān)的具體行動(dòng)條目。

　　 關(guān)鍵問題值得注意

　　 以下這些關(guān)鍵問題是你在組織項(xiàng)目進(jìn)展會(huì)議時(shí)需要考慮的：

　　 1、按時(shí)開始會(huì)議;

　　 2、清楚項(xiàng)目存在的緊迫問題;

　　 3、清楚當(dāng)前的瓶頸并知道如何消除它們;

　　 4、重視會(huì)上發(fā)現(xiàn)的問題及隱患;

　　 5、利用進(jìn)展會(huì)議增進(jìn)成員責(zé)任感;

　　 6、批評(píng)時(shí)以整個(gè)團(tuán)隊(duì)為對(duì)象。

　　 7、對(duì)個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員的表揚(yáng)可在會(huì)上提出;

　　 8、會(huì)議長度不宜超過1小時(shí);

　　 9、重大問題可另外開會(huì)解決;

　　 10、注意節(jié)約團(tuán)隊(duì)的時(shí)間;

　　 11、單獨(dú)開會(huì)解決那些只與個(gè)別團(tuán)隊(duì)成員有關(guān)的問題。

　　 根據(jù)上述要點(diǎn)去準(zhǔn)備，你一定能夠建立一種很好的工作氛圍，從而使整個(gè)項(xiàng)目取得成功。記住，大家都在密切地關(guān)注著你作為項(xiàng)目經(jīng)理是如何領(lǐng)導(dǎo)整個(gè)項(xiàng)目的，你的領(lǐng)導(dǎo)力將會(huì)影響到整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作狀況及項(xiàng)目的成敗。

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